Analiza potrzeb w projektach młodzieżowych


Zapraszamy do lektury publikacji, która powstała jako wynik szkolenia „Analiza potrzeb” realizowanego przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji w ramach Pozaformalnej Akademii Jakości Projektu.

Skąd pomysł na taki temat szkolenia? „Analiza”, „planowanie”, „zarządzanie” to pojęcia, które jeszcze nie tak dawno temu kojarzyły się wyłącznie ze światem biznesu. Organizacje pozarządowe często w ogóle nie brały ich pod uwagę, bo przecież wiązały się z tematem obrotów i zysków, a nie szlachetnych idei i pracy na rzecz innych. Obecnie jednak w takim samym, a może nawet większym stopniu potrzebują one dobrego zarządzania. Zmiany w prawie, nowe trendy społeczne, zmiany polityczne i ekonomiczne powodują, że dla wielu organizacji podstawą funkcjonowania jest reagowanie na najpilniejsze, bieżące potrzeby, brakuje im natomiast długofalowych przemyślanych strategii działania. Jednym z przejawów tego braku jest angażowanie się w liczne, często przypadkowe projekty, niepasujące do reszty działań lub sprzeczne z pierwotnymi celami powstania organizacji. Funkcjonowanie w takiej rzeczywistości przypomina jazdę kolejką górską w wesołym miasteczku – nie wiadomo, dokąd jedzie, wiadomo tylko, że coraz szybciej. Jak zatem dokonać zmiany i zacząć wpływać na rzeczywistość, zamiast jedynie reagować na to, co dzieje się w świecie zewnętrznym? Analiza potrzeb jest pierwszym ku temu krokiem, bo pozwala nie tylko zobaczyć, jaki organizacja ma potencjał, ale także dokąd chce zmierzać. Jest ona też punktem wyjścia do tworzenia strategii i ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu, ponieważ determinuje to, czy organizacja odnosi sukcesy, otrzymuje finansowe wsparcie i czy jej pracownicy są zadowoleni. Dlatego właśnie stała się ona tematem naszego szkolenia, a jego głównym celem było wyposażenie uczestników w wiedzę i umiejętności, które pozwolą im na dokonanie analizy potrzeb, tak aby ich organizacja mogła efektywnie działać w oparciu o swoje cele i priorytety.

Analiza potrzeb to temat bardzo szeroki, bo obejmuje organizację i pracujących w niej ludzi, a także środowisko i grupy docelowe. Publikacja zawiera opis każdego z nich wraz z narzędziami, które możecie wykorzystać. Składa się na nią 7 rozdziałów i 7 aneksów, w których umieściliśmy arkusze robocze dotyczące poszczególnych narzędzi. W pierwszym rozdziale znajdziecie wyjaśnienie pojęć kluczowych dla zrozumienia treści publikacji – definiujemy w nim „analizę”, „potrzebę” i „analizę potrzeb”. Przeczytacie w nim także o tym, czyje potrzeby możemy analizować. Drugi rozdział został poświęcony analizie zasobów i potrzeb organizacji. Dowiecie się, na czym ona polega oraz poznacie narzędzia umożliwiające analizę potencjału organizacji (analiza sił napędowych), identyfikację grup, które mogą ją wspierać (analiza interesariuszy), poznanie mocnych i słabych stron organizacji (analiza SWOT) oraz tego, które działania powinna kontynuować, a z których się wycofać (macierz BCG). W rozdziale trzecim opisujemy analizę potencjału i potrzeb ludzi pracujących w organizacji. Będziecie mogli się dowiedzieć, na czym ona polega oraz jakie narzędzia ją umożliwiają (koło kompetencji oraz kwestionariusz samooceny). Kolejna część poświęcona jest analizie zasobów i potrzeb środowiska. Dzięki niej dowiecie się, jak zacząć działać w środowisku lokalnym i jak tworzyć działania odpowiadające na rzeczywiste potrzeby społeczności. Ponadto poznacie metodę pozwalającą organizacji przyjrzeć się swojemu otoczeniu, czyli różnym czynnikom, które mogą na nią oddziaływać (analiza PEST). Piąty rozdział poświęciliśmy analizie potrzeb grup docelowych. Czytając go dowiecie się, w jaki sposób je badać, tak aby przedstawiciele grup docelowych chętnie włączali się w realizowane przez organizację projekty. Znajdziecie tutaj także informacje o badaniach ilościowych i jakościowych oraz tym, co je od siebie różni. W rozdziale szóstym opisaliśmy planowanie strategiczne. Dowiecie się, czym ono jest i jak wyglądają jego kolejne kroki. I wreszcie ostatni rozdział zawiera zbiór metod dotyczących zagadnienia analizy potrzeb, z których część została zastosowana podczas szkolenia PAJP. Opisaliśmy je w taki sposób, aby można je było łatwo zastosować podczas realizowanych przez Was warsztatów i szkoleń. Dodatkowo, w rozdziałach poświęconych poszczególnym elementom analizy potrzeb (2–5) oraz planowaniu strategicznemu (6), zamieściliśmy linki i tytuły publikacji. Sięgając po nie, możecie dowiedzieć się więcej na temat opisanego w danym rozdziale zagadnienia. Czego nie znajdziecie w naszej publikacji? Przede wszystkim przykładów analizy potrzeb. Choć proces ten realizuje się według pewnego schematu, to jednak w każdej organizacji będzie on wyglądał inaczej. Tu nie ma gotowych wzorów do skopiowania, konieczna jest natomiast własna motywacja i inwencja.

Mamy nadzieję, że ta publikacja nie tylko przekona Was, że analiza potrzeb jest ważnym elementem zarządzania organizacją, ale także zachęci do jej realizacji u siebie.