Cyfrowy Erasmus


Cyfryzacja programu to jeden z nowych priorytetów Komisji Europejskiej. Porzucenie papieru sprawi, że na zagraniczne studia i staże wyjedzie jeszcze więcej studentów. Nad pilotażowym projektem pracuje m.in. Uniwersytet Warszawski

Zorganizowanie wyjazdu studenta w ramach współpracy międzynarodowej wymaga dopełnienia wielu formalności. Podstawą mobilności są umowy między partnerskimi uczelniami. Na ich podstawię szkoła wyższa przedstawia studentom oferty i rekrutuje ich na wyjazd. W każdej uczelni działa też koordynator ds. mobilności, który ustala ze studentem porozumienie o programie zajęć. Uczelnia przekazuje partnerowi listę nominowanych studentów i uzgadnia jej ostateczny kształt. Następnie, po zaakceptowaniu nominacji przez uczelnię przyjmującą, uczelnia wysyłająca podpisuje z e studentem umowę i przyznaje mu stypendium. Po zakończeniu nauki uczelnia tworzy dla studenta kartę przebiegu studiów, która jest podstawą ostatecznego rozliczenia.

Papier i drukarka
Dziś wszystkie te procedury załatwia się na papierze – umowy się edytuje, drukuje, wysyła faksem lub e-mailem informacje dotyczące jednej mobilności są rozproszone w skrzynkach pocztowych koordynatorów wydziałowych, pracowników centralnego biura współpracy międzynarodowej, studentów. Te same dane są wielokrotnie wprowadzane do systemów informatycznych, drukowane, skanowane, przesyłane. Ostatecznie muszą też trafić do serwisu Mobility Tool+, zbierającego raporty o wszystkich mobilnościach. Te działania wymagają wiele pracy, powtarzalnej, narażonej na błędy. Dzieje się tak, mimo że zdecydowana większość uczelni korzysta na co dzień z systemów informatycznych do obsługi toku studiów. Wiele z nich ma moduły do wsparcia procesów mobilnościowych. Nie są one jednak zintegrowane, co uniemożliwia realizację znanej każdemu informatykowi zasady – dane powinny zostać wprowadzone do systemu tylko raz, a następnie przekazane elektronicznie wszędzie tam, gdzie są potrzebne.

Rozwiązania przyszłości
Pojawiła się duża szansa, że postulaty te zostaną wkrótce spełnione dzięki „Erasmus Without Paper” (EWP) – projektowi współfinansowanemu przez program Erasmus+ (Akcja 3. Wsparcie w reformowaniu polityk) oraz Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. To nowatorskie przedsięwzięcie, które ułatwi życie studentom i pracownikom uczelni z całej Europy, realizuje międzynarodowe konsorcjum złożone z 14 podmiotów (instytucji publicznych, uczelni i firm prywatnych). W gronie innowatorów znalazł się również Uniwersytet Warszawski.
W projekcie opracowano scenariusze, formaty danych i metody ich przesyłania w informatycznej sieci EWP. Pilotaż ogólnoeuropejskich procedur zakończy się w tym roku, a jego efektem będą nowe zasady. Jakie? W uczelniach połączonych siecią szczegóły umowy o współpracy międzynarodowej będą zapisywane w formie elektronicznej przez jednego z partnerów, a później wysyłane do drugiego. Studenci będą rekrutowani na wyjazd w lokalnym systemie, ale lista nominowanych będzie przekazywana bezpośrednio przez sieć EWP do systemu uczelni przyjmującej. Uzgodnienie zmian odbędzie się elektronicznie.
Porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement, LA) będzie tworzone lokalnie przez studenta i koordynatora z uczelni wysyłającej. Po zatwierdzeniu dokument trafi przez sieć EWP do koordynatora z uczelni przyjmującej. Uzgadnianie zmian odbędzie się w ten sam sposób. Gdy wszystkie strony zaakceptują listę przedmiotów, LA w uczelni przyjmującej będzie podstawą zapisania studenta na zajęcia, a w wysyłającej umożliwi ostateczne rozliczenie go z wymagań. Uczelnia przyjmująca poinformuje wysyłającą o dokładnej dacie przyjazdu i wyjazdu studenta, co będzie podstawą wyliczenia dokładnej kwoty stypendium.

Nie czekając na papier
Po zakończeniu mobilności student wraca do domu, nie czekając na papierowe dokumenty. Uczelnia przyjmująca tworzy w swoim systemie informatycznym kartę przebiegu studiów, opatruje ją podpisem cyfrowym, a następnie powiadamia uczelnię wysyłającą (powiadomienia działają jak esemesy).
Elektronicznie (z systemu do systemu) będzie można przekazać także informacje do Mobility Tool+, czyli narzędzia umożliwiającego zarządzanie informacjami o danym projekcie, zbieranie indywidualnych raportów uczestników mobilności oraz składanie raportu końcowego. Efekt? Student skoncentruje się na studiowaniu, a administracja na merytorycznym wsparciu procesu.
A jeśli nie ma lokalnego systemu? Rozwiązaniem dla takich uczelni będzie tzw. Dashboard – system informatyczny utrzymywany przez European University Foundation, wspierający zdalnie procesy mobilnościowe.
Uczelnie są zobligowane do wdrożenia zmian zgodnie z harmonogramem: umowy międzynarodowe i porozumienie o programie zajęć do końca 2021 r., nominacje do końca 2022 r., a karty przebiegu studiów do końca 2023 r.