Pod skrzydłami lidera


Krajowe konsorcja w Akcji 1. Erasmus+ Edukacja dorosłych to pomysł ciekawy, ale nie dla wszystkich. O zalety i wyzwania związane z tymi projektami zapytaliśmy koordynatorów

Konsorcjum różni się od standardowego projektu w Akcji 1., przygotowanego przez pojedynczą organizację, głównie tym, że wniosek składa grupa partnerów z jednego kraju. Główny cel projektu pozostaje jednak ten sam: wysłanie kadry na zagraniczne szkolenia, co ma służyć rozwojowi organizacji.

– Zaletą konsorcjum jest to, że mogą wziąć w nim udział mniejsze organizacje, które nie mają doświadczenia w projektach ponadnarodowych – mówi Beata Partyka z wrocławskiej Fundacji Wspierania Organizacji Pozarządowych „UMBRELLA”, która koordynowała projekt współrealizowany przez sześć organizacji pozarządowych. – Podmioty, dla których jest to pierwsza okazja do współpracy międzynarodowej, usamodzielniają się i są później w stanie inicjować własne projekty w ramach programu Erasmus+ – dodaje.

Tak właśnie było w przypadku projektu prowadzonego przez Fundusz Inicjatyw Lokalnych (FIL) z Zawiercia. Nawiązał on współpracę z dwoma uniwersytetami trzeciego wieku (UTW). – Same nie byłyby one w stanie sprostać wymaganiom, bo dotychczas nie brały udziału w projektach. Nie miały też wystarczającego potencjału merytorycznego ani osób z doświadczeniem. Kluczowe dla nich było znalezienie organizacji, która pełniłaby funkcję lidera – podsumowuje Sylwia Niedzielska z FIL.

Koncepcja
Taka formuła projektu sprawdziła się z przynajmniej dwóch względów. Po pierwsze, członków obu konsorcjów łączyły wspólne potrzeby i jasna wizja dalszej współpracy. Po drugie, ważne było doświadczenie koordynatora w realizacji projektów. Konsorcjum było dzięki temu dobrze zarządzane, a mniej doświadczeni partnerzy mogli się sporo nauczyć. Nie oznacza to jednak, że współpraca może opierać się jedynie na założeniu, że razem będzie łatwiej otrzymać dofinansowanie, bo koordynator zajmie się wszystkimi formalnościami. Decyzja o współpracy musi mieć solidne fundamenty – bez tego lepiej składać wniosek samodzielnie. W tych konsorcjach partnerzy już wcześniej podejmowali wspólne działania, więc ich udział w projekcie nie był przypadkowy.

– W naszym przypadku realizacja projektu w konsorcjum powodowana była spostrzeżeniem, że tworzące je instytucje kultury działają w tym samym obszarze tematycznym, ale innymi narzędziami, mają inne założenia i inne modele pracy. Taka kontrolowana odmienność to cenny zasób, stanowiący podwaliny efektywnej współpracy – dodaje Aleksander Lysko z Regionalnego Instytutu Kultury (RIK) w Katowicach, koordynującego projekt „Przestrzeń publiczna – modele”.

Konsorcjum współtworzone przez Instytut składało się z trzech instytucji kultury, ale równie dobrze w skład zespołów mogą wchodzić organizacje o innym charakterze. Najważniejszy jest pomysł na współpracę, który powinien zostać szczegółowo opisany we wspólnie opracowanym Europejskim Planie Rozwoju, czyli długoterminowej strategii działania. Stanowi on kluczowy element projektu i istotny aspekt oceny wniosku. Ważne jest też jasne określenie wkładu każdej organizacji, z uwzględnieniem specyfiki działania partnerów. Jeśli w skład grupy wchodzą instytucje publiczne i organizacje prywatne, trzeba wziąć pod uwagę, jaki ma to wpływ na sposób podejmowania decyzji w konsorcjum, zasady delegowania pracowników na wyjazdy czy rozliczania budżetu.

Niezależnie jednak od składu konsorcjum i tematyki projektu, trzeba pamiętać o roli koordynatora i regułach komunikacji.

Koordynator
– Realizacja projektu w konsorcjum jest wielowymiarowa i bardziej skomplikowana organizacyjnie niż indywidualna realizacja zadania – podkreśla Lysko z RIK. – Jedną z kluczowych funkcji lidera jest umiejętność motywowania uczestników do aktywności w całym procesie projektowym, a nie tylko w czasie bliskim mobilności.

Do zadań lidera należy koordynowanie działań, a także odpowiadanie przed Narodową Agencją za realizację przedsięwzięcia. To koordynator jest stroną umowy, reprezentuje wszystkie organizacje i składa raport końcowy. Co jednak nie oznacza, że pozostali realizatorzy projektu są zwolnieni z odpowiedzialności – ich zadania najlepiej uzgodnić jeszcze przed złożeniem wniosku. – Konieczne jest określenie zasad współpracy, przepływu informacji oraz, co bardzo istotne, zasad rozliczenia projektu między członkami konsorcjum – doradza Lysko. – Bardzo przydatne jest podpisanie umów zawierających szczegółowy wykaz praw i obowiązków organizacji członkowskich, np. w kwestiach monitoringu i ewaluacji czy upowszechniania. Warto zwrócić też uwagę na sposób organizowania i rozliczania mobilności. W realizacji projektu pomagają też spotkania monitorująco-ewaluacyjne – dodaje Partyka.

Przemyślenie kwestii organizacyjnych jest szczególnie istotne, gdy partnerzy pochodzą z różnych miast. Wtedy warto ustalić np. to, jak przygotują uczestników do wyjazdów (osobno czy wspólnie), a co za tym idzie – jak organizacje rozliczą się między sobą z przyznanych środków.

Jak widać, realizacja projektu w konsorcjum wymaga przemyślenia wielu kwestii i odpowiedzialnego zaangażowania się. Nie jest to na pewno rozwiązanie dla wszystkich, jednak dla organizacji, które są gotowe na podjęcie takiego wyzwania, może to być wartościowe doświadczenie i pierwszy krok do udziału w Akcji 2. Najbliższy termin składania wniosków w Akcji 1. upływa 5 lutego 2020 r. o godz. 12.00 – zachęcamy do aplikowania!