Prowadzisz projekt? Przygotuj się na zmiany


Latem i jesienią rozpoczną się nowe projekty z konkursu 2019 r. Na co zwrócić uwagę, żeby z sukcesem zrealizować projekt? Oto nasz poradnik

Realizacja projektu zawsze wiąże się ze zmianą w organizacji. I nie chodzi jedynie o wpływ współpracy na szkolenie kadry czy nadanie działalności wymiaru międzynarodowego. Należy liczyć się również z nieplanowanymi zmianami, które będą mniej lub bardziej korzystne. Co się może zdarzyć i jak temu sprostać? Na co zwrócić uwagę, żeby unikać problemów, a jeśli się jednak pojawią – mimo wszystko dobrze wywiązać się z zadań?

  1. Pamiętaj o celach projektu

Sprawa niby oczywista, ale czasami  – gdy trzeba skupić się na planowaniu spotkań czy organizowaniu wyjazdów – cel przedsięwzięcia schodzi na dalszy plan. Należy pamiętać, dlaczego realizujemy projekt i dla kogo, trzeba też stale myśleć o korzyściach nie tylko dla pracowników, którzy są głównymi uczestnikami przedsięwzięcia, lecz także dla dorosłych odbiorców działań.

Warto także co pewien czas sięgnąć do spisanych założeń projektu i zasad danej akcji programu Erasmus+, żeby nie zboczyć z właściwego kursu. Pomocne mogą być również uwagi eksperta oceniającego wniosek, które Narodowa Agencja przesyła każdemu wnioskodawcy.

  1. Uwzględnij czynnik ludzki

Częstym powodem zmian w projektach są nieprzewidziane zmiany kadrowe czy zdarzenia losowe. Przynajmniej w części przypadków można zaplanować działania zaradcze – i warto to zrobić. Na przykład na wypadek rezygnacji pracowników z wyjazdu zagranicznego dobrze jest przewidzieć listę rezerwową uczestników.

Zdarzają się również okoliczności, które zmuszają do wcześniejszego powrotu z mobilności (poważna choroba uczestnika czy śmierć w rodzinie). Nie oznacza to wcale, że projekt jest skazany na porażkę. Tego typu sytuacje są traktowane jako wystąpienie „siły wyższej”. W uzasadnionych przypadkach Narodowa Agencja może uznać koszty przerwanego wyjazdu. Jeśli w projekcie zostaną jakieś niewykorzystane środki – można je przeznaczyć na organizację dodatkowego wyjazdu innej osoby.

  1. Problem przekuj na szansę

„Organizator odwołał kurs. Co mamy robić?” – to pytanie bardzo często pada z ust realizatorów projektów w Akcji 1. W takiej sytuacji Narodowa Agencja zachęca do poszukania podobnego szkolenia, które pozwoli na osiągnięcie celów projektu. Druga możliwość to wysłanie większej liczby osób na inną mobilność zaplanowaną w projekcie.

Zdarzają się również inne sytuacje. Uczestniczka jednego z projektów po trzech dniach pobytu w Wielkiej Brytanii zadzwoniła z pytaniem, czy może zmienić szkolenie na inne, organizowane przez tę samą instytucję. Po bliższym zapoznaniu się z sytuacją Narodowa Agencja wyraziła zgodę. Okazało się bowiem, że propozycja padła ze strony samych organizatorów. W trakcie sesji zapoznawczej dowiedzieli się oni, czym dokładnie w pracy zajmuje się uczestniczka.

Sama zainteresowana, Natalia Soszyńska z British School Wawer, wspomina: – Jestem nie tylko lektorką angielskiego, lecz także metodykiem i właścicielką szkoły językowej. Potrzebuję umiejętności zarządzania grupą słuchaczy, sprawnego delegowania zadań, znajdowania rozwiązań w sytuacjach, gdy lektorzy czują się niepewnie, nauczając osoby dorosłe. Słuchacze są zazwyczaj dużo starsi od nas, lektorów, i niestety zdarza im się podważać nasze kompetencje. Kiedy więc organizatorzy zaproponowali mi zamiast kursu metodycznego szkolenie z zakresu umiejętności przywódczych, postawiłam na zmianę i uważam, że podjęłam właściwą decyzję. Kurs spełnił moje oczekiwania. Zaspokoił potrzeby, które pojawiły się w trakcie projektu. Wróciłam z Anglii z gotowymi rozwiązaniami i dzięki temu mogę pomóc swoim lektorom i dodawać im pewności siebie – dodaje Soszyńska.

  1. Postaw na komunikację

I nie chodzi tylko o właściwe przygotowanie językowe uczestników projektu, możliwe dzięki dofinansowaniu. Skuteczna komunikacja we własnej organizacji, z instytucjami przyjmującymi na szkolenia czy ze współrealizatorami projektu partnerskiego jest bardzo ważna, ponieważ wpływa nie tylko na przebieg współpracy, lecz także na jakość rezultatów. Zasady komunikacji, spisywanie najważniejszych ustaleń, jasny podział obowiązków – to kwestie, o których warto zdecydować na samym początku.

W Akcji 2. dobrym zwyczajem wśród beneficjentów jest podpisywanie umów między partnerami, określających m.in. terminy wypłat poszczególnych rat dofinansowania oraz zasady rozliczania się z przydzielonych zadań. Program nie narzuca takiego obowiązku, ale część organizacji opiera się na wzorze umowy między Narodową Agencją a beneficjentem.

  1. Uważaj na słabe punkty

Zazwyczaj elementem traktowanym najbardziej po macoszemu w projektach jest ewaluacja. Często postrzegana jest jako uciążliwy przymus. A szkoda, bo dobrze przemyślana ewaluacja pomaga realizatorom projektu ocenić, na ile podejmowane działania prowadzą do zamierzonego celu. To, co będziemy badać, powinno zależeć przede wszystkim od tego, co jest istotą projektu. „Po co badać?”, „Jak wykorzystać wyniki ewaluacji?” – to ważne pytania, które należy sobie postawić.

Kolejną ważną kwestią jest odpowiednie zadbanie o wpływ projektu. W Akcji 1. pułapką jest skupianie się jedynie na korzyściach dla uczestników przedsięwzięcia i zapominanie o tzw. dorosłych słuchaczach. Z kolei w Akcji 2. trzeba pamiętać o tym, żeby projekt w równym stopniu przynosił korzyści wszystkim zaangażowanym partnerom – nie tylko koordynatorowi.

  1. Otwórz się na możliwości

– Rutyna jest największym wrogiem rozwoju i zmiany – tak Marta Sztwiertnia z Fundacji „Chronić Dobro” przy opactwie w Tyńcu podsumowuje w kilku słowach to, co według niej jest istotne przy realizacji projektu. – Job shadowing w Montserrat otworzył mi oczy. Paradoksalnie najwięcej nauczyliśmy się nie w tych dziedzinach, w których mamy problemy i potrzebujemy rozwiązania – największe inspiracje związane są z obszarami, które w naszej organizacji funkcjonują właściwie. Dopiero w Montserrat zobaczyliśmy, jak dobre rzeczy mogą zostać poprawione. Wizyta dała mi świeże spojrzenie i nową motywację do rozwoju. Fakt, że jest dobrze, nie oznacza, że nie może być lepiej – dodaje.