Informacja Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji w związku z pandemią koronawirusa.


Ostatnie komunikaty

Najczęściej pojawiające się pytania

  • Uczestnicy indywidualni (studenci, nauczyciele,młodzież, kadra młodzieżowa,wolontariusze, etc.) w przypadku napotkania problemów powinni zwrócić się do swojej instytucji/organizacji macierzystej.Instytucje/organizacje powinny być w kontakcie z uczestnikami swoich projektów, nawet jeśli sama instytucja nie funkcjonuje w swojej siedzibie.Bardzo prosimy o zrozumienie w przypadku, gdy pytania dotyczące spraw finansowych (zwrot kosztów, ich kwalifikowalność,  warunki finansowania, etc.) są rozpatrywane z opóźnieniem z uwagi na ograniczony kontakt z wieloma instytucjami i organizacjami. Poniższe informacje przedstawiają zestaw najczęstszych pytań zadawanych przez uczestników indywidualnych wraz z odpowiedziami.  
  • Beneficjenci – organizacje koordynujące projekty(uczelnie, szkoły, organizacje młodzieżowe, etc.) powinny skontaktować się z agencją, która przyznała im dofinansowanie, czyli z :
    • Narodową Agencją w kraju macierzystym (tj. opiekunem projektu w Narodowej Agencji przypadku polskich organizacji)  – w przypadku większości akcji Erasmus+i Europejskiego Korpusu Solidarności. Narodowe Agencje działają we wszystkich państwach członkowskich UE oraz w Macedonii Północnej, Islandii, Liechtensteinie, Norwegii, Turcji, Serbiii Zjednoczonym Królestwie.
    • Agencją Wykonawczą ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA) -w przypadku akcji centralnych Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności, takich jak Erasmus Mundus Joint Master Degrees, Jean Monnet, European Universities, Centres of Vocational Excellence, Capacity Building, European Youth Together or Volunteering teams in High Priority Areas.
  • Inni uczestnicy projektów (partnerzy projektów),którzy nie są bezpośrednimi beneficjentami(uczelnie, szkoły, organizacje młodzieżowe, etc.) powinni kontaktować się z koordynatorem projektu, w którym uczestniczą.

Pytania zadawane przez uczestników programów Erasmus+ /Europejskiego Korpusu Solidarności

  • Jeśli jesteś już w domu ale a) nadal ponosisz wydatki bezpośrednio i wyłącznie odnoszące się do pobytu za granicą takie jak wynajem iopłaty za elektryczność oraz/lub  b) bierzesz udział w zajęciach online lub innych działaniach w sposób zdalny(jeśli instytucja/ organizacja kraju goszczącego to umożliwiła w zastępstwie planowanych zajęć/działań w formie tradycyjnej)wtedy możesz zatrzymać dofinansowanie. 
  • Ponadto możesz uzyskać zwrot dodatkowych kosztów podróży, jeśli takie wystąpiły. W tej sprawie należy skontaktować się z instytucją/ organizacją wspierającą/wysyłającą (pod warunkiem, że organizacja będzie dysponowała dodatkowymi funduszami UE na wsparcie Twoich działań).
  • Jeśli nie ponosisz żadnych kosztów w kraju docelowym, możesz być poproszony o zwrot tej części dofinansowania, która dotyczy okresu od chwili zakończenia pobytu za granicą do oryginalnie planowanej daty powrotu z mobilności.
  • Jeśli pozostałeś/łaś w kraju goszczącym ia) nadal ponosisz wydatki bezpośrednio i wyłącznie związane z pobytem w tym kraju, takie jak wynajem i opłaty za elektryczność oraz/lub b) bierzesz udział w zajęciach online (jeśli instytucja goszcząca uruchomiła takie zajęcia w zastępstwie tych planowanych) wtedy możesz zatrzymać dofinansowanie.  
  • Ponadto możesz uzyskać zwrot dodatkowych kosztów przedłużonego pobytu za granicą podczas pandemii Covid-19, jeśli takie wystąpiły. W tej sprawie należy skontaktować się ze swoją instytucją/organizacją (pod warunkiem, że organizacja będzie dysponowała dodatkowymi funduszami UE na wsparcie Twoich działań). 
  • Jeśli zostałeś/łaś w kraju goszczącym ia) nadal ponosisz wydatki bezpośrednio i wyłącznie związane z Twoim pobytem w tym kraju oraz/lubb) uczestniczysz w działaniach online(jeśli instytucja goszcząca uruchomiła takie zajęcia w zastępstwie tych planowanych) wtedy tak, możesz zatrzymać dofinansowanie.  
  • Podobnie, jak w opisanych powyżej przypadkach, organizacja może pozyskać dofinansowanie w celu pokrycia innych kosztów związanych z Twoim pobytem.
  • Jeśli zapłaciłeś już za podróż w związku z planowaną mobilnością (bilet lotniczy, którego nie wykorzystałeś lub za który nie mogłeś uzyskać zwrotu pieniędzy) możesz uzyskać dofinansowanie kosztów podróży, jeśli zasady finansowania danej akcji przewidują dofinansowanie na podróż. 
  • Jeśli akcja tego nie przewiduje, masz prawo do zatrzymania lub otrzymania części dofinansowania, w wysokości nie przekraczającej poniesionych kosztów. Może uda Ci się odzyskać część kosztów rezerwacji i pobytu (powinieneś podjąć takie starania)?Możliwość zatrzymania lub odzyskania dofinansowania należy sprawdzić poprzez kontakt z instytucją/organizacją wspierającą/wysyłającą (pod warunkiem, że organizacja będzie dysponowała dodatkowymi funduszami UE na wsparcie Twoich działań).
  • Skontaktuj się ze swoją instytucją macierzystą / organizacją wspierającą, żeby dowiedzieć się szczegółów. Co do zasady Narodowe Agencje będą zgadzać się na przedłużenie czasu trwania projektu Erasmus + (który może obejmować wyjazdy za granicę dla wielu uczestników) lub projektu Europejskiego Korpusu Solidarności o maksymalnie 12 miesięcy.
  • Skontaktuj się ze swoją organizacją wspierającą, ale co do zasady taką sytuację można uznać za tymczasowe zawieszenie realizacji działania, które prawdopodobnie będzie mogło być kontynuowane w późniejszym terminie.
  • Absolwenci szkół wyższych lub szkół branżowych, którzy muszą odłożyć planowane praktyki/staże za granicą, będą mogli je realizować w ciągu 18 miesięcy od ukończenia studiów lub nauki. Nie muszą zmieścić się w dotychczas obowiązujących 12-miesięcznych ramach czasowych.

Jak podano we wskazówkach dotyczących stosowania zasady siły wyższej, uczestnicy mogą otrzymać wyższe dofinansowanie niż planowano. W związku z tym beneficjent może w wyjątkowych wypadkach zdecydować o zwrocie kosztów dla uczestników z zerowym grantem, nawet jeśli w normalnej sytuacji uczestnik tego typu nie otrzymuje dofinansowania z UE na podróż i koszty utrzymania.

Nie ma powodu, by odwoływać teraz mobilności planowane na wrzesień, sytuacja może do tego czasu ulec zmianie. Monitorujemy zmieniające się warunki i na bieżąco będziemy aktualizować nasze zalecenia odpowiednio do pojawiających się nowych okoliczności. Jednak Narodowa Agencja zaleca beneficjentom, aby unikać ponoszenia kosztów przygotowawczych w razie wątpliwości co do możliwości realizacji danego działania

Jeśli chodzi o uznawanie działań online, nie ma różnic między studentami i kadrą. Co do zasady działania stosowane w sytuacji siły wyższej dotyczące nauczania online pozwalają beneficjentom na używanie ich do ukończenia lub kontynuowania działań w ramach realizowanych projektów. W przypadku działań planowanych beneficjenci powinni je przełożyć na inny termin; w tym celu wprowadzono rozwiązanie pozwalające na przedłużenie czasu trwania realizacji projektów.

Pytania zadawane przez organizacje/instytucje

  • Uczelnie proszone są o zachowanie jak największej elastyczności i pragmatycznego podejścia w celu umożliwienia studentom osiągnięcia efektów kształcenia wskazanych w ich  Porozumieniach o programie studiów/praktyki (learning agreement), niezależnie od miejsca, w którym obecnie przebywają. Jednym z takich wspierających rozwiązań jest wprowadzenie możliwości nauki zdalnej. Będzie ono szczególnie przydatne w przypadku studentów, którzy powrócili do swoich krajów, a mogliby ukończyć swoje zajęcia w instytucji goszczącej na odległość i uzyskać pełne uznanie punktów ECTS w ramach studiów zdalnych.
  • Tak, można uznać te koszty za uprawnione, o ile całkowity budżet projektu objętego przedmiotową umową o dofinansowanie nie zostanie przekroczony. W razie późniejszego audytu, może być konieczne przedstawienie dowodu na konieczność zwrotu tych dodatkowych kosztów. 
  • Tak, możnauznać te koszty za uprawnione, o ile całkowity budżet projektu objętego przedmiotową umową o dofinansowanie nie zostanie przekroczony. W razie późniejszego audytu, może być konieczne przedstawienie dowodu na konieczność zwrotu tych dodatkowych kosztów
  • Komisja przedłużyła wiele terminów składania wniosków w ramach Erasmusa+ i Europejskiego Korpusu Solidarności. Nowe terminy można znaleźć pod tym linkiem.
  • Proszę skontaktować się z Narodową Agencją, ponieważ niektóre procedury administracyjne dotyczące składania formularzy wniosków zostaną uproszczone (link do kontaktu do polskiej Narodowej Agencji znajduje się na końcu komunikatu).
  • W przypadkach określonych powyżej, w których poszczególni uczestnicy są uprawnieni do otrzymania lub utrzymania indywidualnego dofinansowania – tak, będziecie uprawnieni do otrzymania wsparcia organizacyjnego w ramach Erasmusa+ lub Europejskiego Korpusu Solidarności. 
  • Nawet w przypadkach odwołania działań w ramach projektów Erasmus + lub Europejskiego Korpusu Solidarności mają Państwoprawo do otrzymania wsparcia organizacyjnego. Podejście to uwzględnia koszty wynajmu pomieszczeń, przygotowania i monitorowania uczestników przed wyjazdem, a także zadania, które są wykonywane, aby pomóc uczestnikom w zarządzaniu sytuacją wyjątkową, jaką jest pandemia Covid-19 (odwołania, kontakty z partnerami goszczącymi, doradztwo itp.)
  • Beneficjenci partnerstw strategicznych lub projektów solidarnościowych mogą zdecydować o czasowym zawieszeniu projektu, poprosić o przedłużenie czasu trwania projektu i przeprowadzić planowane działania po zniesieniu obowiązujących ograniczeń w związku z pandemią COVID-19. W takim wypadku dofinansowanie na zarządzanie projektem zostanie obliczone na podstawie czasu trwania nowego projektu, z wyłączeniem okresu zawieszenia, ale nie może przekroczyć całkowitej uzgodnionej kwoty dofinansowania. 
  • Proszę skontaktować się z opiekunem projektu w Narodowej Agencji (link do kontaktu do polskiej Narodowej Agencji znajduje się na końcu komunikatu). W przypadkach, gdy działania w ramach Erasmus+ lub Europejskiego Korpusu Solidarności zostaną anulowane, a organizacje poniosą koszty, których nie można odzyskać, będą one miały możliwość ich pokrycia.
  • Proszę skontaktować się z Narodową Agencją w swoim kraju (link do kontaktu do polskiej Narodowej Agencji znajduje się na końcu komunikatu). Biorąc pod uwagę obecne wyjątkowe okoliczności, Narodowa Agencja może wyrazić zgodę na tymczasowe przyjęcie zeskanowanych podpisanych egzemplarzy umów finansowych. Oryginalne podpisy na umowach finansowych trzeba będzie uzupełnić po zniesieniu obowiązujących ograniczeń związanych z pandemią COVID-19.

Maksymalna kwota dofinansowania w ramach umowy nie może zostać przekroczona.  Należy też pamiętać, że beneficjenci muszą być traktowani jednakowo i mieć taką samą możliwość  otrzymania  grantu,  co  oznacza, ż e  ci,  którzy  otrzymali  wiele  dotacji,  nie  mogą  być  traktowani   na preferencyjnych zasadach z tego powodu.

W  uzasadnionych  przypadkach  uczestnicy  i  wolontariusze  mogą  otrzymać  wsparcie  również   po zakończeniu działania w projekcie, pod warunkiem że wykażą brak możliwości powrotu do domu  oraz  faktycznie  poniesione  koszty.  Beneficjent  musi  jednak  znaleźć  niezbędne środki  w  granicach  przyznanego  dofinansowania,  zapewniając  jednocześnie  równe  traktowanie  pozostałych  uczestników/wolontariuszy. Ponadto umowa o dofinansowanie musi obowiązywać w okresie, w którym  będą  ponoszone  koszty,  co  oznacza, ż e  może  być  konieczne  przedłużenie  jej  obowiązywania.  Beneficjent może poprosić Narodową Agencję o zwiększenie dofinansowania. Wniosek beneficjenta  zostanie rozpatrzony przez Narodową Agencję. Jeżeli wniosek zostanie uznany za zasadny, będzie  przygotowany aneks do umowy finansowej zwiększający dofinansowanie.

Do decyzji Narodowej Agencji należy uznanie tych kosztów po zweryfikowaniu danego przypadku. Jeżeli  jeden wolontariusz wyjechał, a drugi pozostał, kontynuując projekt, można połączyć te dwie sytuacje  (ponoszenie kosztów związanych bezpośrednio z aktywnością oraz kosztów nadzwyczajnych). Niektóre  koszty będą takie same (koszty mediów czy mentorów wpisują się w taką sytuację), podczas gdy inne  zmniejszą się, jeżeli zmniejszy się liczba wolontariuszy. NA musi zweryfikować taki przypadek

Czas trwania projektu

Nie, to oznaczałoby wprowadzenie nowych wymogów, podczas gdy celem nowych rozwiązań jest wsparcie beneficjentów w trudnej sytuacji.

Nie dotyczy projektów mobilności w sektorze szkolnictwa wyższego, gdzie celem raportów przejściowych jest stwierdzenie stanu wykorzystania środków przyznanych w ramach danej umowy i ewentualne przeznaczenie środków niewykorzystywanych przez jedne uczelnie dla innych, deklarujących gotowość wykorzystania dodatkowych środków (tzw. redystrybucja środków). Wymaga to złożenia raportów przejściowych przez wszystkie uczelnie w terminach określonych w umowie (lub aneksie do umowy – jeśli dotyczy), bez względu na czas trwania projektów.

Maksymalny czas trwania projektu to 36 miesięcy (z wyjątkiem projektów Akcji 107 z roku 2018, jak podano w pytaniu B5), co oznacza, że co do zasady projekty Akcji 2 trwające 36 miesięcy nie mogą być przedłużone.

Rozumiemy jednak, że przedłużenie projektów Akcji 2 może okazać się konieczne w uzasadnionych przypadkach. W szczególności dotyczy to wydłużenia projektów Akcji 2 z roku 2017, które kończą się w roku 2020 (do 31.08.2020) i nie mają możliwości nadrobienia opóźnień wywołanych przez zawieszenie działań spowodowanych przez COVID-19, tak aby pozwolić tym projektom na opracowanie planowanych efektów i uniknąć zmniejszenia końcowej kwoty grantu.

Narodowe Agencje mogą w związku z tym zdecydować na indywidualnych zasadach o przedłużeniu czasu trwania projektu z powodu siły wyższej.

Przedłużenie umowy powinno obejmować wyłącznie czas niezbędny do zakończenia działań, w związku z tym na tym etapie zalecamy, żeby nie przedłużać czasu trwania projektu o więcej niż 4 miesiące.

W każdym przypadku beneficjent musi wyrazić zgodę na warunki zaproponowane przez Narodową Agencję w kwestii realizacji danego projektu i określone w umowie finansowej, włączając w to okres realizacji projektu. W związku z tym beneficjent ma prawo odmówić zgody na zmianę zasad realizowania projektu proponowaną przez Narodową Agencję, pod warunkiem że zasada ta nie była uwzględniona w warunkach ogłoszonego konkursu.

Biorąc pod uwagę powyższy zapis, Narodowa Agencja może zaproponować, w uzasadnionych przypadkach, przedłużenie czasu trwania projektu na etapie podpisywania umowy finansowej, aby umożliwić wydłużenie okresu realizacji działań o maksymalnie 12 miesięcy, także w przypadku rundy pierwszej konkursu 2020. Dotyczy to przypadków, gdzie byłoby konieczne zawarcie aneksu do umowy.

W przypadkach, gdy działania zostały przerwane, projekty muszą być przedłużone o tyle miesięcy, ile wymaga konieczność dokończenia działań. Należy zauważyć, że przedłużenie projektu nie prowadzi do zwiększenia kwoty grantu.

Kiedy działania są formalnie zawieszone, oznacza to zatrzymanie wszystkich aktywności. Kwalifikowalność kosztów również jest zawieszona. Formalne zawieszenie działań wymaga zawarcia aneksu do umowy finansowej. Gdy działania są przerwane z powodu pandemii COVID-19, Komisja nie wymaga formalnego (prawnego) zawieszania umów. Narodowe Agencje są uprawnione do przedłużania projektów o taki okres, na jaki działania zostały przerwane, w celu uproszczenia i uelastycznienia formalności. Nadal obowiązują limity dotyczące maksymalnego czasu trwania projektów podane w poprzednich komunikatach.

Beneficjent może złożyć wniosek o zawieszenie umowy finansowej na dowolnym etapie realizacji projektu. Do Narodowej Agencji należy uważna ocena poszczególnych przypadków pod względem zaistniałych okoliczności i w kontekście obowiązujących ram prawnych, a także sprawdzenie, czy wniosek jest zasadny i właściwy oraz wyrażenie zgody na zawieszenie projektu bądź udzielenie odmowy.
Jeżeli zawieszenie prowadzi do przedłużenia czasu trwania projektu, aby umożliwić beneficjentowi zakończenie działań/uzyskanie wymaganych rezultatów, nowa data końcowa projektu/przedłużony czas trwania projektu muszą być zgodne z obowiązującymi zasadami i kalendarzem/terminami wykorzystania funduszy, co jest każdorazowo analizowane przez Narodową Agencję.

Koszty mogą być zaakceptowane tylko wtedy, gdy zostaną poniesione w okresie realizacji projektu. Dlatego konieczne jest przedłużenie umowy finansowej w celu pokrycia nieprzewidzianych wydatków związanych z działaniem siły wyższej bezpośrednio i wyłącznie związanym z pandemią COVID-19.

W takich przypadkach obowiązują przepisy krajowe. Uczestnicy i organizacje powinni być świadomi konieczności zachowania odpowiednich zasad bezpieczeństwa i higieny, aby zagwarantować, że działania będą odbywać się bez ryzyka dla ich zdrowia.

Zasada siły wyższej ma zastosowanie również w tych przypadkach, bezpośrednio i wyłącznie związanych z pandemią COVID-19. Jeżeli działalność wolontariusza zostanie odwołana z powodu występowania siły wyższej w związku z pandemią COVID-19, może on być uprawniony do wzięcia udziału w innym działaniu. Łączny czas tych działań nie powinien przekraczać 12 miesięcy.

Projekty mogą być również modyfikowane i dostosowywane do zaistniałych okoliczności po konsultacji z Narodową Agencją. Narodowe Agencje są zobowiązane do przeprowadzenia indywidualnej oceny każdego przypadku pod względem zaistniałych okoliczności w kontekście obowiązujących ram prawnych w celu sprawdzenia, czy proponowana modyfikacja/dostosowanie działań jest w danym przypadku właściwe i uzasadnione, a projekt będzie realizowany zgodnie z ogólnymi celami i postanowieniami umowy o dofinansowanie. Jeśli wnioskowane zmiany nie wchodzą w zakres elastyczności umowy, beneficjenci powinni zwrócić się do Narodowej Agencji o wprowadzenie zmian w umowie finansowej na podstawie aneksu do niej.

Działania Narodowej Agencji i zarządzanie cyklem życia projektu

Uruchomienie procesu akredytacyjnego dla sektorów edukacji szkolnej, zawodowej i edukacji dorosłych jest w tej chwili planowane na koniec kwietnia/początek maja i przygotowania odbywają się bez większych zakłóceń. Daty rozpoczęcia procesu akredytacyjnego dla sektora Młodzież i Europejskiego Korpusu Solidarności (Znak Jakości) nie zostały jeszcze ustalone. Komisja pozostaje w stałym kontakcie z dyrektorami Narodowych Agencji, aby monitorować rozwój sytuacji i podejmować stosowne kroki, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Przelicznik kursu waluty jest podany przez Narodową Agencję w artykule 1.4.10. umowy o dofinansowanie podpisanej z beneficjentem.

Dokumentacja elektroniczna dotycząca MobilityTool+ i EPlusLink będzie odpowiednio zaktualizowana w celu zapewnienia wskazówek dotyczących stosowania tych narzędzi w obecnych okolicznościach.

Przedłużenie umowy w związku ze zmianą czasu trwania projektu musi być sformalizowane i może być  udzielone wyłącznie na drodze formalnego pisma podpisanego przez Narodową Agencję.

Kwalifikowalność kosztów i inne zasady finansowania

Tak, te same zasady dotyczą także sytuacji działania siły wyższej. Podczas raportowania wydatków w MobilityTool beneficjent jest zobowiązany do oznaczenia projektu jako funkcjonującego w warunkach siły wyższej i wyjaśnienia jej zastosowania w warunkach pandemii COVID-19 (w celu uzyskania dalszych informacji patrz: Dokumentacja IT).

Jak zwykle, beneficjenci powinni zachować w celach audytowych wszelkie dokumenty potwierdzające, że działania, na które ponieśli dane wydatki się odbyły lub poniesiono określone koszty związane z danym wydarzeniem.

 

Uczestnicy  są  uprawnieni  do  otrzymania  dofinansowania  na  podstawie  kosztów  jednostkowych (podróży lub wsparcia indywidualnego) w przypadku, gdy musieli ponieść koszty związane z organizacją  mobilności, odwołanej przed jej rozpoczęciem (bilet lotniczy, zakwaterowanie…), które nie mogły być  anulowane bezkosztowo. Uczestnicy powinni być w stanie przedstawić dowody poniesionych kosztów  oraz potwierdzenie, że ich wniosek o zwrot kosztów został odrzucony.

Zakłada się, że uczestnik mobilności, który opuszcza/opuścił kraj, w którym znajduje się instytucja  przyjmująca wraca do kraju swojej instytucji macierzystej i kontynuuje tam naukę/praktykę.  Uczestnik może jednak wnioskować o wyjątkowe odejście od wspomnianej zasady. Wówczas należy   na  podstawie  analizy  konkretnego  przypadku  w świetle  zaistniałych  okoliczności  i  obowiązujących  zapisów prawnych ocenić i zweryfikować, czy decyzja taka jest właściwa i uzasadniona oraz czy program kształcenia może być kontynuowany podczas pobytu w kraju trzecim i czy w związku z tym uczestnik  mobilności jest uprawniony do otrzymywania dofinansowania.

Zasadniczo środki zaradcze dotyczące siły wyższej umożliwiają beneficjentom korzystanie z działań  online w celu podsumowania, zakończenia lub zapewnienia ciągłości działań. W przypadku działań,  które nie zostały rozpoczęte beneficjenci mogą je przeprowadzić za pomocą narzędzi wirtualnych lub  odłożyć na później; z tego powodu zezwolono na wyjątkowe przedłużenie okresu realizacji projektów.  Do Narodowej Agencji należy jednak decyzja, czy koszty te mogą być zwrócone jako koszty rzeczywiste,  po  zweryfikowaniu  na  podstawie  oceny  poszczególnych  przypadków,  czy  działań  nie  można  było  odroczyć lub zrealizować w praktyce, jak również czy beneficjenci są w stanie przedstawić dowody  poniesionych kosztów oraz potwierdzenie, że ich wniosek o zwrot został odrzucony.

Wsparcie dla uczestników

Wydanie takich zaleceń należy do rządów krajowych. Komisja nie może interweniować w tej dziedzinie.

 

Składanie dokumentów

Tak, podejście to dotyczy również działań scentralizowanych. Podpis będzie wymagany na późniejszym etapie, po zniesieniu ograniczeń związanych z COVID-19.

 

Specyfika ICM -W kwestii specjalnych transferów, które można wykonać w ramach projektów 2018 Akcji 107

Agencje Narodowe mogą, w celu dalszego ułatwienia realizacji projektów ICM 2018, zdecydować o zezwoleniu beneficjentom na stosowanie zapisów/ zasad, odstępstwa od zasad dotyczących transferów między krajami partnerskimi w tym samym regionie (regiony zostały opisane w przypisie do omawianego dokumentu), które na mocy art. I.3.3. umowy są zabronione.

Jeżeli NA zamierza skorzystać z tej możliwości, konieczne jest wprowadzenie zmian do umowy (warunki specjalne), które pozwolą na wyraźne odstępstwo od pułapów określonych w punktach b), c), d) i f) art. I.3.3., zastępując w ten sposób limity określone w zasadach elastyczności. Zmiana załącznika II (budżet projektu) nie jest jednak konieczna, ponieważ zmiana powyższych punktów w art. I.3.3. pociąga za sobą możliwość dokonania poprawek w przydziale środków bez ograniczeń.

Ograniczenie przewidziane w art. I.3.3. punkt e), który stanowi, że zmiany rozpatrywane łącznie nie mogą przekroczyć 40% całkowitego budżetu projektu przydzielonego w załączniku II bez poprawki, nadal ma zastosowanie.

Narodowe Agencje mogą oferować tę możliwość wszystkim swoim beneficjentom, którzy znaleźli się w tej samej/podobnej sytuacji, zgodnie z zasadą równego traktowania, pozostawiając w gestii beneficjenta decyzję o zaakceptowaniu i podpisaniu lub odrzuceniu proponowanej zmiany/poprawki.

Ta elastyczność w stosunku do beneficjentów ma pomóc projektom napotykającym trudności związane z ograniczeniami związanymi z wybuchem epidemii COVID-19. Dlatego też, jeśli podpisano poprawioną umowę, transfery mogą być realizowane w dowolnym momencie trwania projektu.

Działania te mają również zastosowanie do umów z wieloma beneficjentami.

Specyfika Europejskiego Korpusu Solidarności

Zgodnie z umową delegacyjną (Delegation agreement) NA mogą przydzielać środki na poszczególne akcje elastycznie wg zasad określonych w art. I.3.3.8. umowy lub poprzez złożenie wniosku o zmianę umowy zgodnie z art. I.8.3. lit. g), nie przekraczając, w każdym z tych wypadków, maksymalnego 20-procentowego progu dotacji przeznaczonej na działania krajowe.
Dla przypomnienia, budżet na działania krajowe oblicza się w następujący sposób: całkowita kwota przeznaczona na działania krajowe dla ESC11, ESC13 i ESC21 + 100% alokacji dla ESC31.

Wolontariusze są objęci ochroną ubezpieczeniową w kraju goszczącym przez cały okres, na jaki zostali zgłoszeni do ubezpieczenia + 2 miesiące. W razie potrzeby, w tych przypadkach, gdy działanie trwa krócej niż 12 miesięcy, zalecamy organizacjom wydłużenie czasu trwania działania.

Równolegle Komisja sprawdza, w jaki sposób można zapewnić ochronę ubezpieczeniową tym wolontariuszom, którzy musieli zostać w kraju goszczącym, a zakończyli już 12 miesięcy swojego działania, w wypadku gdy sytuacja zmuszająca ich do pozostania w kraju goszczącym przedłuży się i dodatkowe 2 miesiące ubezpieczenia zostaną wykorzystane.

Należy pamiętać, że ochrona ubezpieczeniowa zostanie przerwana, jeśli projekt zostanie zakończony, rozwiązany lub anulowany.

W przypadku zawieszenia realizacji działań obowiązują następujące scenariusze:

  1. Wolontariusze wrócili do domu: Wolontariusze są objęci ochroną nawet w swoim kraju przez cały okres, na jaki zostali zgłoszeni do ubezpieczenia + 2 miesiące. Jeśli ochrona ubezpieczeniowa nie jest potrzebna w domu, można ją zawiesić.
  2. Wolontariusze nie mogą wrócić do swojego kraju: Wolontariusze są objęci ubezpieczeniem w kraju przyjmującym przez cały okres, na jaki zostali zgłoszeni do ubezpieczenia + 2 miesiące.

Równolegle Komisja sprawdza, jak zapewnić ochronę ubezpieczeniową na okres przekraczający 12 miesięcy, tak by ubezpieczenie obejmowało zarówno okres czasowego zawieszenia działania, jak i następnie dalszej jego realizacji.

Całkowity kwalifikowalny czas trwania działania to 12 miesięcy, przy czym realizacja działania może zostać zawieszona w razie potrzeby ze względu na sytuację związaną z epidemią COVID-19. Wolontariusze Europejskiego Korpusu Solidarności mogą zatem wznowić realizację działania po zakończeniu okresu zawieszenia i dokończyć realizację działania, trwającego w sumie maksymalnie 12 miesięcy.

Beneficjent musi jednak zweryfikować i upewnić się, że umowa o dofinansowanie podpisana z NA pozostanie w mocy przez cały okres działania, w tym przez czas zawieszenia. W razie potrzeby beneficjent musi złożyć wniosek o wydłużenie okresu obowiązywania umowy.

Przedłużenie dotyczy także projektów ESC13 –Partnerstwa na rzecz wolontariatu.