Procedury wydawnicze i zasady współpracy


Załącznik nr 3 do Uchwały Zarządu FRSE nr 150/2019 z 8 sierpnia 2019 r.

Procedury wydawnicze i zasady współpracy z Wydawnictwem FRSE dla autorów zewnętrznych

Wydawnictwo FRSE, wchodzące w skład Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji publikuje utwory pracowników FRSE w Warszawie oraz przedstawicieli innych ośrodków naukowych, dotyczące różnych aspektów edukacji formalnej, pozaformalnej i nieformalnej oraz wpływu unijnych programów młodzieżowych i edukacyjnych na system oświaty i jego uczestników.

Publikacje o charakterze naukowym wydawane są w ramach Serii Naukowej FRSE (ang. FRSE Key Concept Series), w ujednoliconym formacie i spójnej szacie graficznej. Zasady kwalifikowania tekstów do druku są transparentne. Względy komercyjne nie mają wpływu na decyzje wydawnicze, podejmowane przez Wydawnictwo i jego ciała doradcze, a naczelna zasadą jest wartość naukowa dzieła i jej aktualność badawcza.

Wszystkie publikacje Wydawnictwa FRSE wydawane są z wykorzystaniem licencji Creative Commons (uznanie autorstwa) i udostępniane bezpłatnie w formie elektronicznej i drukowanej. Zastrzeżenie praw autorskich na rzecz Wydawnictwa odnosi się wyłącznie do projektu okładki oraz szaty graficznej Serii Naukowej.

Przebieg procesu wydawniczego – główne elementy

  1. Złożenie wniosku do Biura Wydawnictwa FRSE
  2. Uzyskanie pozytywnej recenzji wewnętrznej
  3. Uzyskanie pozytywnej recenzji zewnętrznej
  4. Weryfikacja techniczna i zawarcie porozumienia wydawniczego
  5. Prace redakcyjne i skład
  6. Akceptacja i skierowanie do druku

I. Złożenie wniosku ws. publikacji

Wniosek powinien zawierać:

  • informacje o Autorze / Autorach / Redaktorze naukowym, obejmujące w szczególności opis zainteresowań naukowych, afiliację, listę dotychczasowych publikacji;
  • ogólny opis publikacji, wskazujący jej wartość naukową i elementy nowatorskie, wraz z analizą rynkowej podaży podobnej problematyki oraz potencjalnego zainteresowania pozycją wśród czytelników;
  • opis potencjalnych odbiorców określający, do jakiego kręgu czytelników skierowana jest publikacja (studenci, naukowcy, praktycy, przedstawiciele określonej branży);
  • treść publikacji w pliku PDF. W uzasadnionych przypadkach Wydawnictwo FRSE może podjąć decyzję o skierowaniu pod obrady Rady Naukowej planu publikacji – spisu treści z krótkimi streszczeniami (szkicami) opisującymi główne tezy poszczególnych rozdziałów monografii. W takim przypadku we wniosku należy wskazać termin przekazania całości publikacji do procesu wydawniczego;
  • listę proponowanych recenzentów – należy podać nazwiska czterech specjalistów z danej dyscypliny naukowej rekomendowanych do sporządzenia recenzji.
  • Dzieła powinny stanowić zapis wkładu własnego autora w daną dziedzinę wiedzy i stanowisko autora w odniesieniu do poruszanych problemów, z uwzględnieniem dotychczasowego dorobku naukowego badawczego innych specjalistów danej dziedziny.

Wniosek do Wydawnictwa FRSE można składać co roku do 30 września. Informację o wynikach prac Rady Naukowej i skierowaniu zaproponowanej publikacji do dalszych prac przekazywane są wnioskodawcom do 1 grudnia każdego roku.

Prace z gotowymi recenzjami nie są przyjmowane.

II. Recenzja wewnętrzna – zakwalifikowanie utworu do rozpoczęcia procesu wydawniczego

Recenzja wewnętrzna służy zakwalifikowaniu utworu do rozpoczęcia procesu wydawniczego. Zawiera ona ocenę wartości merytorycznej przedłożonej pracy i zgodności z przyjętymi w Wydawnictwie FRSE standardami wydawniczymi, także pod względem technicznym.

W przypadku Autorów spoza FRSE recenzję wewnętrzną wydaje Rada Naukowa Wydawnictwa na wniosek Dyrektora Biura Wydawnictwa. W przypadku publikacji przygotowanych przez pracowników Fundacji, recenzję wewnętrzną może również wydać Dyrektor Biura Wydawnictwa. W takim przypadku recenzję pozytywną zatwierdza Zarząd Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji.

Przy podejmowaniu decyzji o przyjęciu dzieła do druku lub jego odrzuceniu Kolegium Redakcyjne bierze pod uwagę tematykę, oryginalność oraz znaczenie i przydatność naukową i badawczą, niezależnie od właściciela i wydawcy, bez ingerencji, w oparciu o analizę materiału badawczegonaukowego przedłożonego dzieła.

Instrukcje dotyczące przygotowania materiału autorskiego są dostępne na stronie internetowej wydawnictwa, na prośbę Autora/Redaktora naukowego są również przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie pliku PDF.

Pozytywna recenzja wewnętrzna jest warunkiem skierowania publikacji do recenzji zewnętrznej.

III. Recenzja zewnętrzna

Recenzentów zewnętrznych wskazuje Rada Naukowa Wydawnictwa FRSE lub – w uzasadnionych przypadkach – Dyrektor Biura Wydawnictwa. Recenzentami mogą być niezależni pracownicy naukowi ze stopniem co najmniej doktora habilitowanego spoza uczelni afiliowanej przez Autora / Autorów / Redaktora naukowego. Recenzentami nie mogą być pracownicy FRSE lub emerytowani pracownicy FRSE.

Rada (Dyrektor) mogą (może) skorzystać z usług recenzentów zaproponowanych przez Autorów (Redaktora naukowego).

Recenzja powinna składać się z opisu publikacji, szczegółowych uwag i zaleceń recenzenta uwzględniających:

  • w jakim stopniu przedstawione zagadnienie jest ważne pod względem naukowym;
  • w jakim stopniu opracowanie wnosi coś nowego do literatury przedmiotu;
  • w jakim stopniu tematyka opracowania jest nowatorska (tzn. nie jest kompilacją znanych już publikacji);
  • czy zagadnienia ujęte w opracowaniu mogą zostać wykorzystane w praktyce bądź dla rozwoju teorii;
  • w jakim stopniu metody badawcze są właściwie dobrane i zastosowane?
  • czy rozważania ujęte w opracowaniu są przejrzyste i logiczne, a struktura opracowania jest jasna, spójna i konsekwentna;
  • czy opracowanie jest napisane poprawnym, fachowym i zrozumiałym językiem, a ilustracje tekstu (tabele, rysunki, wykresy itp.) są poprawnie wykonane i przedstawione.

Podsumowanie recenzji powinno zawierać jedną z następujących konkluzji:

  • publikacja nadaje się do druku w przedstawionej formie,
  • publikacja nadaje się do druku po uwzględnieniu uwag recenzenta,
  • publikacja wymaga wprowadzenia istotnych zmian i ponownej akceptacji recenzenta,
  • publikacja nie nadaje się do druku.

Procedura recenzowania utworu odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Biura Wydawnictwa FRSE. Nazwiska recenzentów pozostają niejawne dla Autora / Redaktora naukowego oraz nawzajem dla recenzentów.

Recenzent jest zobowiązany sporządzić wiążącą opinię na temat przedłożonego utworu w terminie do 2 miesięcy.

Warunkiem przyjęcia utworu i rozpoczęcia procesu wydawniczego jest uzyskanie pozytywnej recenzji i pisemne ustosunkowanie się Autora do recenzji. W przypadku recenzji warunkowej (opatrzonej jedną z dwóch konkluzji: publikacja nadaje się do druku po uwzględnieniu uwag recenzenta lub publikacja wymaga wprowadzenia istotnych zmian i ponownej akceptacji recenzenta) Wydawnictwo FRSE zwraca Autorowi tekst do poprawy według wskazanych przez recenzenta zaleceń. Na ustosunkowanie się do uwag recenzenta i wprowadzenie koniecznych zmian w utworze w postaci pisemnej odpowiedzi na recenzję Autor ma do 3 tygodni. Następnie utwór trafia do
ponownej recenzji, weryfikującej zastosowanie się Autora do wytycznych.

Recenzje warunkowe wraz z odpowiedzią Autora są przekazywane Dyrektorowi Biura Wydawnictwa FRSE, który ostatecznie akceptuje (lub nie) materiał i decyduje o przekazaniu go do procesu wydawniczego.

W przypadku recenzji negatywnej Dyrektor Biura Wydawnictwa FRSE ma prawo odmówić wydania utworu.

IV. Weryfikacja techniczna i zawarcie porozumienia wydawniczego

Uzyskanie pozytywnej recenzji zewnętrznej umożliwia skierowanie publikacji do weryfikacji zgodności ze Standardami Wydawniczymi FRSE (Załącznik 5). Zadaniem Autora / Redaktora naukowego pracy zbiorowej jest dostarczenie kompletu rozdziałów i zadbanie o to, by materiały miały tę samą konstrukcję i zawierały te same metadane, na które składają się: tytuł, streszczenie, słowa kluczowe (co najmniej pięć) w dwóch językach (polskim i np. angielskim), bibliografia załącznikowa zawierająca wykaz cytowanych pozycji, sporządzona w jednolitym stylu (harwardzki/ tradycyjny/numeryczny), afiliacje autorów, zawierające imię i nazwisko, stopień naukowy, tytuł naukowy, stanowisko, nazwę
zakładu/katedry/instytutu, nazwę wydziału, nazwę uczelni, adres e-mail autora, krótki biogram (opcjonalnie). Redaktor naukowy jest również odpowiedzialny za przygotowanie noty o instytucji / inicjatorze publikacji na IV stronę okładki.

Redaktor naukowy jest proszony o przekazanie autorom szczegółowej instrukcji, w której określa układ artykułu i jego elementy składowe. Po otrzymaniu materiałów weryfikuje je pod względem merytorycznym i jednorodności metadanych (szczególnie dotyczy to bibliografii, przypisów, aneksów i streszczeń), a w przypadku konieczności uzupełnienia tekstów zwraca się o to do autorów. Do Wydawnictwa przekazuje kompletną pracę zbiorową z ostatecznym spisem treści, określającym kolejność rozdziałów.

Redaktor naukowy jest odpowiedzialny również za skompletowanie podpisanych przez autorów oświadczeń, dotyczących majątkowych praw autorskich do rozdziałów zamieszczonych w pracy zbiorowej, i dostarczenie ich do Wydawnictwa FRSE. Brak oświadczenia któregokolwiek z autorów uniemożliwia przekazanie publikacji do druku.

Weryfikację zgodności ze Standardami przeprowadza Redaktor prowadzący publikacji, wskazany przez Dyrektora Biura Wydawnictwa. Materiały, które zostały niewłaściwie przygotowane, zostaną zwrócone Autorowi/Redaktorowi naukowemu. W przypadku, gdy materiał ma drobne usterki natury technicznej czy innego rodzaju niedoskonałości (np. pod względem konstrukcji, sposobu opracowania przypisów i bibliografii) lub wymaga np. interwencji graficznej, zespół Biura Wydawnictwa udziela stosownych wskazówek, służy pomocą w odpowiednim przygotowaniu tekstu oraz implementowanych do niego obiektów (ilustracje, wykresy, fotografie), rekomendując rozwiązania i sposoby postępowania, których wdrożenie na tym etapie leży albo po stronie Autora/Redaktora naukowego, albo jest delegowane podwykonawcom (np. wykonanie rysunków).

Zakończenie weryfikacji technicznej umożliwia zawarcie porozumienia wydawniczego, określającego tytuł i objętość publikacji (w arkuszach wydawniczych / liczbie stron maszynopisu), autorów i harmonogram prac (wraz z terminem dostarczenia nakładu), liczbę egzemplarzy autorskich oraz wskazującego dane kontaktowe autorów (imię, nazwisko, tytuł/stopień naukowy, jednostka organizacyjna/kolegium, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail).

Do porozumienia należy załączyć zgody na wykorzystanie w publikacji wszystkich materiałów, objętych prawami autorskimi innych osób (tekstów, tłumaczeń, grafik, zdjęć itd.). Zebranie zgód należy do obowiązków Autorów. Autorzy zobowiązani są do złożenia oświadczenia o przestrzeganiu Zasad Etyki Publikacyjnej Wydawnictwa FRSE.

Porozumienie wydawnicze jest wstępem do zawarcia z Autorem / Redaktorem naukowym umowy cywilnoprawnej regulującej kwestię praw autorskich, honorariów i przetwarzania danych osobowych. Ze strony Wydawnictwa porozumienie podpisuje Dyrektor Biura Wydawnictwa. Umowy cywilnoprawne dotyczące honorariów w imieniu FRSE podpisuje członek Zarządu FRSE lub osoba upoważniona do tego przez zarząd.
Zawarcie porozumienia wydawniczego jest warunkiem uwzględnienia danej publikacji w planie finansowym Biura Wydawnictwa oraz w harmonogramie jego prac.

V. Prace redakcyjne i skład

Po zawarciu porozumienia Wydawniczego publikacja umieszczana jest w harmonogramie pracy Wydawnictwa FRSE na kolejny rok. Harmonogram określa moment rozpoczęcia prac redakcyjnych. Składowe procesu wydawniczego publikacji (terminy dla standardowej publikacji ok. 350 stron):

  • opracowanie redakcyjne w edytorze tekstów (MS Word) – od 25 do 30 dni roboczych;
  • konsultacje z Autorem/Redaktorem naukowym – od 3 do 10 dni roboczych, w zależności od modelu pracy;
  • korekta przedskładowa – od 5 do 7 dni roboczych;
  • skład w programie graficznym (InDesign) – od 3 do 5 dni roboczych,
  • korekta techniczna – od 3 do 5 dni roboczych;
  • korekta językowa poskładowa – od 5 do 7 dni roboczych,
  • korekta autorska poskładowa – od 5 do 7 dni roboczych,
  • przygotowanie projektu okładki – równolegle z innymi pracami,
  • wydruk próbny,
  • zwolnienie publikacji do druku,
  • dostawa nakładu – od 7 do 10 dni roboczych,
  • przekazanie uzgodnionej liczby egzemplarzy Autorowi/Redaktorowi naukowemu
  • publikacja w wersji elektronicznej na stronie czytelnia.frse.org.pl.

Opracowanie redakcyjne, konsultacje z autorem, I korekta – rola redaktora językowego i zakres jego zadań

Redaktor prowadzący (językowy) przystępuje do opracowania redakcyjnego publikacji w pliku MS Word po otrzymaniu kompletnego i przygotowanego zgodnie ze Standardami wydawniczymi Wydawnictwa FRSE materiału publikacji, zgodnie z określonymi przez zasady poprawnej polszczyzny i współczesnego edytorstwa standardami.

W przypadku utworu jednego autora rolą redaktora prowadzącego (językowego) jest zadbanie, by publikacja była spójną pod względem logicznym i konstrukcyjnym całością. Do jego zadań należy analiza tekstu pod kątem wyeliminowania błędów stylistycznych, gramatycznych, interpunkcyjnych, zaproponowanie wynikających z tej analizy stosownych zmian, weryfikacja terminologii, ujednolicenie nazewnictwa, symboli, przypisów i bibliografii oraz zaproponowanie koniecznych zmian. Do zadań redaktora językowego nie należy rozstrzyganie kwestii merytorycznych związanych z problematyką publikacji, weryfikowanie obliczeń i wniosków. W tych przypadkach redaktor językowy
ma jednak prawo poinformować o swoich wątpliwościach Autora / Redaktora naukowego. Wszystkie ingerencje w tekst, wątpliwe kwestie związane ze zmianami wynikającymi z troski o zachowanie poprawności językowej, redaktor ma obowiązek konsultować z Autorem.

W przypadku prac zbiorowych rola i zadania redaktora językowego są takie same, jak w przypadku utworu jednego autora, dodatkowo redaktor językowy powinien zadbać o spójność terminologii i zapisów stosowanych przez rożnych autorów w artykułach składających się na tom. Redaktor językowy nie powinien być obarczany odpowiedzialnością za kompletowanie metadanych.

Redaktor językowy, po przeanalizowaniu jakości maszynopisu i ocenie skali ingerencji, w porozumieniu z Dyrektorem Biura Wydawnictwa, wstępnie szacuje czas trwania opracowania redakcyjnego. Jest zobowiązany do przestrzegania harmonogramu cząstkowego wynikającego z
poszczególnych etapów prac i przekazywania Autorowi stosownych informacji na ten temat.

Wszelkie zmiany w tekście dokonywane są w trybie ich rejestracji (opcja „śledź zmiany”), więc są widoczne i w takiej formie trafiają do Autora. W dymkach komentarzy na marginesie redaktor językowy zamieszcza swoje uwagi, pytania, wątpliwości niemożliwe do samodzielnego rozstrzygnięcia oraz prośby o pomoc w rozwiązaniu problemów, które napotkał podczas pracy z tekstem. W razie konieczności redaktor językowy kontaktuje się z Autorem drogą mailową i/lub telefoniczną jeszcze zanim przekaże tekst ze swoimi uwagami i propozycjami zmian.
Po otrzymaniu tekstu z poprawkami Autor jest proszony o ustosunkowanie się do zaproponowanych zmian, wyjaśnienie wątpliwości oraz zwrócenie uwagi na potencjalne błędy merytoryczne, których nie zauważył wcześniej, i ich poprawienie. Powinien dokonać tego również w trybie rejestracji zmian, tak aby po ponownym oddaniu tekstu w ręce redaktora językowego ten mógł zachować kontrolę nad
modyfikacją teksu.

Współpraca redaktora językowego z redaktorem naukowym przebiega w ten sam sposób, pod warunkiem że obie strony przyjęły model współpracy polegający na reprezentowaniu przez redaktora naukowego autorów artykułów składających się na tom. Wówczas uwagi, wątpliwości i zmiany w tekście przedstawia redaktor językowy wyłącznie redaktorowi naukowemu, a ten podejmuje
stosowne decyzje.

Jeśli redaktor naukowy zdecyduje, że redaktor językowy ma kontaktować się w sprawie redakcji tekstów z poszczególnymi autorami, wobec każdego z nich obowiązuje procedura przewidziana dla utworu jednego autora.

Redaktor językowy przekazuje Dyrektorowi Wydawnictwa FRSE czysty tekst (z zaakceptowanymi zmianami i wyłączonym trybem śledzenia zmian) do składu oraz wersję roboczą (pierwszą, ze zmianami oznaczonymi w trybie rejestracji), która zostaje dołączona do dokumentacji publikacji.

Następnie materiał przekazywany jest do I korekty przedskładowej. Jej celem jest wyeliminowanie drobnych błędów stylistycznych, literowych i interpunkcyjnych, których nie zauważono na etapie opracowania redakcyjnego w programie MS Word. Redaktor prowadzący nanosi korektę, po czym kieruje tekst do składu komputerowego.

Skład komputerowy

Redaktor prowadzący przekazuje czysty tekst po I korekcie do studia graficznego Wydawnictwa FRSE lub podwykonawcy współpracującego z Wydawnictwem FRSE. Redaktor prowadzący ściśle współpracuje z grafikiem odpowiedzialnym za skład oraz przygotowanie projektów okładki oraz z drukarnią.

Po wykonaniu składu komputerowego, plik otwarty trafia ponownie do Redaktora prowadzącego, który dokonuje niezbędnych poprawek i uzupełnień (skróty, podpisy pod zdjęciami, żywe paginy), a następnie przekazuje plik PDF do II korekty. Jej zadaniem jest wyeliminowanie ewentualnych błędów, które pojawiły się na etapie składu publikacji.

Następnie – w zależności od preferencji Autora/Redaktora naukowego – materiał w formie wydruku lub pliku PDF z oznaczoną lub już wprowadzoną korektą jest przekazywany do poskładowej korekty autorskiej.

Korekta autorska poskładowa

W przypadku prac zbiorowych za wykonanie korekty autorskiej odpowiada Redaktor naukowy (nie autorzy poszczególnych rozdziałów). Celem korekty autorskiej jest sprawdzenie przez Redaktora naukowego, czy wszystkie zmiany dokonane w utworze w ramach opracowania redakcyjnego i korekty po składzie są zgodne z jego oczekiwaniami i nie naruszyły treści i formy utworu w sposób, który byłby nie do zaakceptowania przez jego twórcę.

Jest to również etap, kiedy Redaktor naukowy może poprawić istotne błędy merytoryczne, których nie udało się wyeliminować wcześniej. Na tym etapie nie przewiduje się głębokich zmian redakcyjnych, związanych np. z usunięciem, dodaniem lub wymianą fragmentów tekstu,
naruszających układ treści.

W ramach korekty autorskiej Redaktor naukowy otrzymuje plik PDF z pracą i nanosi uwagi posługując się narzędziami edytorskimi, oferowanymi przez program Adobe Reader/Adobe Acrobat Reader. Uwagi należy umieszczać w miejscu usterek na prawym marginesie strony, oznaczając proponowane zmiany w tekście. Korektę autorską należy wykonać i zwrócić w ciągu 5 dni. Uwagi z korekty autorskiej są nanoszone przez redaktora prowadzącego na pliku otwartym w ciągu 2 dni. Po naniesieniu tych poprawek i uzyskaniu akceptacji Autorów / Redaktora Naukowego, materiał jest kierowany do drukarni.

Przygotowanie okładki

Ogólne zasady opracowywania okładek Serii Naukowej określa Wydawnictwo FRSE. Zasady te dotyczą rozmieszczenia logotypów, tytułów i nazwisk autorów oraz kolorystykę. Główny motyw okładki może być przedmiotem ustaleń między redaktorem prowadzącym a Redaktorem naukowym. Na prośbę Redaktora naukowego Wydawnictwo FRSE przygotowuje trzy warianty głównego motywu. Po konsultacjach, w których Autor/Redaktor naukowy przedstawia sugerowane zmiany, a redaktor prowadzący – rekomendowane rozwiązania, rozpoczyna się praca nad projektem aż do osiągnięcia satysfakcjonującego rezultatu. Do druku wybierana jest wersja zaakceptowana przez Redaktora naukowego.

Wydruk próbny

Na podstawie pliku produkcyjnego drukarnia ma obowiązek w ciągu trzech dni dostarczyć wydruk próbny i/lub proof okładki. Zwolnienie książki do druku następuje po zatwierdzeniu przez redaktora prowadzącego i/lub Dyrektora Biura Wydawnictwa FRSE technicznego wydruku próbnego.