Przyjmowanie zgłoszeń o naruszeniach w FRSE

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE) informuje o możliwości zgłaszania informacji o naruszeniach.

Sposób dokonywania zgłoszeń

1. Zgłoszenie naruszeń można dokonać w sposób:
   1. anonimowy – bez ujawniania przez Sygnalistę swoich danych,
   2. jawny – ujawniający przez Sygnalistę dane, które pozwalają na jego identyfikację lub przekazanie informacji zwrotnej.

2. Zgłoszenia pisemne można dokonać:
   1. pocztą elektroniczną na adres: sygnalista@frse.org.pl,
   2. listowanie na Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli, na adres: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, al. Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa, z dopiskiem „do rąk własnych”,
   3. w postaci papierowej, osobiście Dyrektorowi Generalnemu lub Dyrektorowi Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli.

3. Zgłoszenia ustne można dokonywać:
   1. telefonicznie lub za pośrednictwem komunikatora do rozmów głosowych np., MS TEAMS,
   2. za zgodą Sygnalisty – w trakcie nagrywanej rozmowy telefonicznej lub za pośrednictwem komunikatora do rozmów głosowych np., MS TEAMS,
   3. na wniosek Sygnalisty – w trakcie osobistego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

4. Osobą odbierającą zgłoszenie w formie ustnej jest Dyrektor Generalny lub Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli.
    
5. Zgłoszenie ustne jest dokumentowane w formie:
   1. nagrania rozmowy (plik z rozmową wraz z wyrażoną zgodą Sygnalisty na nagrywanie jest przechowywany w formie elektronicznej),
   2. protokołu rozmowy, sporządzonego przez osobę odbierającą zgłoszenie. Protokół odtwarza dokładnie przebieg spotkania.

6. Zgłoszenie dokonanie w trakcie osobistego spotkania jest dokumentowane nagraniem lub protokołem z rozmowy za uprzednią zgodą Sygnalisty.
    
7. Protokół rozmowy przekazywany jest do Sygnalisty.
    
8. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
    
9. Jeżeli Sygnalista chce dokonać zgłoszenia w sposób anonimowy, zgłoszenia kierowane na:
   1. adres poczty elektronicznej powinny być wysyłane z adresu poczty elektronicznej, który nie zawiera danych identyfikujących sygnalistę (np. imię, nazwisko, domena z nazwą firmy). Zaleca się założenie przez sygnalistę adresu poczty elektronicznej, uniemożliwiającego identyfikację nadawcy, ale jednocześnie pozwalającego na prowadzenie z sygnalistą dalszej zanonimizowanej korespondencji w celu wyjaśnienia okoliczności naruszenia. Brak kontaktu z sygnalistą nie stanowi samodzielnej przyczyny do odstąpienia od procedury weryfikacji zgłoszenia;
   2. listownie powinny być wysłane niepodpisane, koperta nie powinna wskazywać adresu korespondencyjnego nadawcy. Brak adresu do korespondencji skutkował będzie brakiem komunikacji z Sygnalistą, w tym m.in.:
      1. brakiem możliwości prowadzenia korespondencji z sygnalistą w celu wyjaśnienia okoliczności zgłoszenia, występowania o dodatkowe informacje, zbieraniem informacji w trakcie postępowania wyjaśniającego, weryfikacyjnego, kontroli wewnętrznej,
      2. potwierdzenia otrzymania zgłoszenia od Sygnalisty i przekazania mu informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.

10. W przypadku zgłoszeń, które nie będą zawierały informacji pozwalających na weryfikację zgłoszenia oraz braku kontaktu z sygnalistą, istnieje ryzyko, że takie zgłoszenie nie będzie mogło być rozpatrzone. 
     
11. Zgłoszenia powinno zawierać:
    1. opcjonalnie: imię i nazwisko Sygnalisty;
    2. zalecane: adres email lub inne dane kontaktowe Sygnalisty;
    3. datę sporządzenia;
    4. imię, nazwisko i stanowisko osoby, osób, lub komórki organizacyjnej FRSE, które dopuściły się lub przyczyniły do zgłaszanego naruszenia lub których działanie/zaniechanie może doprowadzić do zgłaszanego naruszenia;
    5. być w miarę możliwości poparte wiarygodnym i rzeczowym opisem, wskazującym na konkretne naruszenie, a jeśli to możliwe poparte dowodami, aby możliwe było obiektywne oraz dokładne i wyczerpujące zbadanie zgłoszenia, zakończone uczciwym rozpatrzeniem zgłoszenia;
        
12. Sygnalista w zgłoszeniu powinien, o ile to możliwe, przedstawić następujące informacje:
    1. opis zdarzenia, okoliczności faktycznych, pozwalających na podjęcie przez FRSE niezbędnych działań wyjaśniających, weryfikacyjnych zmierzających do dokładnego i obiektywnego wyjaśnienia okoliczności oraz określenia charakteru i wagi naruszenia;
    2. dlaczego Sygnalista uznaje (podejrzewa) dane działanie/zaniechanie za naruszenie;
    3. czy naruszenie już zaszło, czy też jest potencjalne, mogące się wydarzyć w przyszłości;
    4. wskazanie jakie mogą być motywy osoby dokonującej naruszenia;
    5. czy Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia podjął próbę usunięcia naruszenia, a jeżeli tak, to jaką;
    6. dane osób, które są lub mogą być ofiarami zgłaszanego naruszenia;
    7. nieformalne relacje osoby uczestniczących w naruszeniu;
    8. wskazanie jakie przepisy, regulacje, standardy postępowania zostały naruszone;
    9. wskazanie i załączenie dowodów potwierdzających lub uprawdopodobniających zgłaszane naruszenie, w szczególności dokumentów, informacji o świadkach, itp.
        
13. Sygnalista może dokonać zgłoszenia na podstawie informacji jakie posiada. Sygnalista może nie ujawniać informacji, które mogą pozwolić na jego identyfikację.

Ochrona Sygnalisty

1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
    
2. Powyższe dotyczy również Sygnalisty, który dokonał anonimowego zgłoszenia informacji na temat naruszeń lub anonimowo ujawnił publicznie takie informacje.
    
3. Osoba podlega ochronie, pomimo uznania, że zgłoszenie nie stanowi naruszenia, chyba że zgłoszenie zostało dokonane w złej wierze, miało na celu umyślne i nieprawdziwe pomówienie poprzez przedstawienie fałszywych, nieprawdziwych informacji lub godzenie w dobre imię osoby, bez obiektywnych podstaw do formułowania zarzutów w stosunku do osoby, której zgłoszenie dotyczyło.

Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia oraz osoba powiązana z Sygnalistą są objęte ochroną na takich samych zasadach jak Sygnalista.