Aktualności

FRSE zorganizowała cztery wydarzenia prezydencjalne, w dwa kolejne miała znaczący wkład merytoryczny. Ile czasu trwało ich przygotowanie?
Prace nad konferencjami rozpoczęliśmy rok wcześniej. Wiosną 2024 r. odbyły się pierwsze spotkania merytoryczne w Ministerstwie Edukacji Narodowej i pierwsze wizje lokalne w planowanych miejscach wydarzeń – w Lublinie, Sopocie i Warszawie. Każda z konferencji miała inny charakter i odmienną tematykę, nad każdą pracował równolegle inny zespół projektowy. Na te wydarzenia miało przyjechać starannie wybrane grono uczestników z całej Europy, więc trzeba było zadbać o najmniejsze detale.

Jakie były najważniejsze zadania, a przede wszystkim wyzwania związane z tymi spotkaniami? Czym różniły się od „zwykłych” imprez? 
Oprócz dogrania programu merytorycznego liczba wątków organizacyjnych wydaje się wręcz nieskończona. Niektóre z nich to dla każdego eventowca oczywistości – zapewnienie odpowiednich sal konferencyjnych, noclegów, wyżywienia, programu artystycznego. Wydarzenia wpisane do oficjalnego kalendarium prezydencji podlegały jednak szczegółowym wytycznym opracowanym przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów. Musieliśmy np. korzystać z systemu akredytacji gości wdrożonego przez KPRM, wypożyczać z urzędu specjalne komputery i drukarki do przygotowania identyfikatorów.

Ze względu na wysoką rangę i międzynarodowy charakter tych spotkań mieliśmy też nieustanny kontakt z zagranicznymi panelistami, z których każdy miał inne potrzeby i wymagania. Do tego cała oprawa promocyjna – opracowanie drobiazgowych scenariuszy każdego z wydarzeń, wizualizacje, strony internetowe i ich ciągła aktualizacja, aplikacje konferencyjne, zapewnienie transmisji online, kontakt z mediami, w przypadku konferencji młodzieżowej konieczność zakupu biletów lotniczych dla kilkuset uczestników. Wyzwaniem było zadbanie o elementy związane z dostępnością – np. w przypadku konferencji nt. edukacji włączającej zorganizowanie pokoju wyciszenia czy zapewnienie komfortu osobom na wózkach na każdym etapie wydarzenia.

Kiedy konferencja rusza, pierwsi prelegenci wychodzą na scenę, zespół projektowy oddycha z ulgą? 
Absolutnie nie! Osoba uczestnicząca w wydarzeniu przychodzi, odbiera identyfikator i materiały od uśmiechniętej ekipy obsługującej recepcję. Nie ma świadomości, że do świtu trwał montaż elementów sceny, próba generalna, że odebraliśmy w tym czasie dziesiątki telefonów i e-maili od prelegentów i uczestników z prośbami „na ostatnią chwilę”, że walczyliśmy z awarią prądu i spóźnioną dostawą wykładziny na scenę, ścigaliśmy prowadzących warsztaty o przesłanie ostatnich wersji materiałów. Gdy człowiek słucha wystąpień albo uczestniczy w warsztatach, nie wie, że ktoś ciągle czuwa nad przebiegiem wydarzenia – pilnuje kolejności prezentacji, czasu wystąpień, prawidłowego działania kabin tłumaczeniowych, transmisji online, pytań pojawiających się w aplikacji konferencyjnej, przygotowania na czas przerwy kawowej. Inna ekipa jest już w tym czasie w miejscu uroczystej kolacji, nadzorując przygotowanie sali i próbę generalną przed występem chóru...

Co było zatem w tym ogromie zadań najtrudniejsze? 
Ciągłe zarządzanie zmianą, bo każda, nawet drobna modyfikacja pociąga za sobą kolejne. Wydaje się, że wszystko mamy idealnie gotowe, a tu trach! Np. w nocy przed jedną z konferencji dowiedzieliśmy się, że będzie jednak inna kolejność wystąpień plenarnych i zmieni się tytuł jednego z nich. Dla uczestników to drobnostka bez znaczenia. A my nad ranem zmienialiśmy anglojęzyczny tekst scenariusza, program na stronie internetowej i w aplikacji konferencyjnej, a także kolejność wyświetlanych na scenie slajdów. 

Jak nad tym wszystkim zapanować?
Najważniejsze to profesjonalny i zgrany zespół. Mój właśnie taki jest. 

A po prezydencji? Zespół w końcu odetchnął? 
Nie do końca. Kiedy gasły światła na konferencyjnych scenach, a ostatni goście opuszczali sale warsztatowe, dla nas rozpoczynał się proces podsumowań, promocji rezultatów, raportowania i rozliczeń. Jednak mimo wielkiego stresu mamy z tych wydarzeń ogrom satysfakcji. Wszak kolejna szansa na udział w tak prestiżowych imprezach pojawi się prawdopodobnie dopiero w 2038 r.!

W LICZBACH 

• 4000 km przejechaliśmy w trakcie wizji lokalnych i przygotowań (m.in. na trasach Warszawa–Lublin i Warszawa–Sopot). Tyle wynosi odległość z Warszawy na Biegun Północny.
• 22 – w tylu punktach na mapie Lublina odbywała się konferencja młodzieżowa (od Lubelskiego Centrum Konferencyjnego i Filharmonii po Muzeum Cebularza i wystawę na Placu Litewskim).
• 80 godzin inspirujących sesji tematycznych odbyło się w czasie konferencji młodzieżowej w Lublinie.
• 9417 razy została wyświetlona strona www konferencji włączającej w Warszawie.
• 47 wolontariuszy z Polski, Gruzji, Indii, Tanzanii, Białorusi i Ukrainy wspierało wydarzenia w Lublinie.
• 5000 sadzonek dwuletniego dębu szypułkowego posadziliśmy na terenie Nadleśnictwa Lubartów, w leśnictwie Czemierniki – to w ramach konferencyjnych działań na rzecz ochrony środowiska.
• 500 stron (więcej niż ryza papieru) zajęła elektroniczna dokumentacja wydarzeń prezydencjalnych. Oczywiście jej nie drukowaliśmy.

Rozmawiał Jan Leśny - korespondent FRSE