Eksperci dla FRSE

Na portalach społecznościowych użytkownicy wymieniają się dziś pomysłami dotyczącymi pracy zdalnej, inaczej nazywanej home office. Dla niektórych osób jest to w miarę naturalne środowisko, ale dla sporej grupy taki sposób działania stanowi duże wyzwanie. Problematyczna okazuje się nie tylko zmiana trybu dotychczasowego funkcjonowania, z którym wiąże się szereg rytuałów (dojazd do biura, poranna kawa, zebrania zespołu itp.), ale przede wszystkim miejsca wykonywania pracy. Znam wiele osób, dla których przeniesienie zadań służbowych do domu jest ingerencją w przestrzeń prywatną. Kojarzy się ona przecież z odpoczynkiem, a nawet intymnością, a za sprawą połączeń wideo wpuszczamy do niej ludzi z zewnątrz i zamieniamy ją w biuro. Dla wielu osób oddzielenie spraw zawodowych od prywatnych jest niezwykle istotne. Czas w domu pozwala oczyścić głowę z myśli o zadaniach służbowych. Działa to również w drugą stronę – w pracy odrywamy się od kwestii prywatnych.

Niestety, nie podam tu żadnego gotowego rozwiązania. Polecam za to ten problem uwadze liderów. „Z domu” nie zawsze oznacza łatwiej, wygodniej i wydajniej. Warto porozmawiać z członkami zespołu, zapytać, jak się odnajdują w takiej rzeczywistości. Kiedy, tak jak teraz, jest ona wymuszona, to trzeba trudny czas (lepiej lub gorzej) przetrwać. Jeśli jednak przygotowujesz się do realizacji projektu na odległość w normalnych okolicznościach, to warto świadomie budować zespół – wyjaśniając, jak będzie wyglądać praca i czego oczekujemy od poszczególnych osób.

Komunikacja
Duża zmiana dotyczy przede wszystkim komunikacji, która w takich sytuacjach opiera się głównie na korespondencji elektronicznej. Pisanie mnóstwa e-maili staje się rutyną pochłaniającą znaczną część czasu. W pewnym momencie możesz utracić kontrolę, zgubić się w natłoku informacji, mieć trudności w ich odnalezieniu. W efekcie zastanawiasz się, czy coś ci się śniło, czy faktycznie otrzymałeś jakąś wiadomość lub prośbę. O czym warto pomyśleć przy okazji zdalnej komunikacji? Narzędzia komunikacji z zespołem:

• E-mail jest podstawą komunikacji, dobrze wszystkim znanym narzędziem. Jeśli się na nie decydujemy, to trzeba sprawdzić pojemność skrzynki i często robić jej archiwizację. Warto uzgodnić z zespołem sposób tytułowania wiadomości, żeby w razie potrzeby można było je szybko odnaleźć (np. najpierw kategoria ogólna, potem uszczegółowienie: „Budżet/monitoring za marzec”). Można również przypomnieć o zachowywaniu ciągłości wątku – używaniu opcji „odpowiedz”, „odpowiedz wszystkim” (aby nie wykluczyć kogoś z obiegu informacji) oraz o uwzględnianiu danej sprawy w jednymwątku. Pracy nie ułatwia nagromadzenie e-maili o tych samych lub podobnych tytułach bądź dodawanie ważnych kwestii pod innym tematem.
• Wideopołączenia umożliwiają w miarę sprawne omówienie tematu, szczególnie gdy trzeba coś uzgodnić w grupie. Musisz jednak pamiętać, że nie każdy czuje się komfortowo w takiej sytuacji i nie każdy ma odpowiednie kompetencje, umożliwiające obsługę narzędzi do zdalnej komunikacji.
• Rozmowa telefoniczna to jedna z klasycznych metod. Dostępna dla każdego i wykluczająca niezręczności połączeń wideo (biegające w tle dzieci, psy, koty chodzące po klawiaturze itd.). Czasem jednak trzeba wykonać wiele telefonów, żeby uzgodnić jedną, wydawałoby się, prostą sprawę.
• Aplikacje uławiające pracę na odległość. Żeby je odnaleźć, wystarczy wpisać w wyszukiwarce hasło: „programy do zarządzania projektami”. Część z nich jest oczywiście płatna, ale spośród darmowych można wybrać takie, które są bardzo użyteczne. Wszystko zależy od tego, do czego będą wykorzystywane i w jaki sposób je skonfigurujesz. Takie narzędzia bardzo ułatwiają życie zespołom, nie tylko liderowi. Dzięki nim łatwiej ustala się terminy, zadania i podział obowiązków, niż poprzez e-maile czy ustnie.

Czego oczekują członkowie zespołu?

• Jasno określonych zadań – chcą wiedzieć, co mają zrobić, jak i na kiedy. Założenie, że każdy zdaje sobie sprawę, co do niego należy, jest błędne.
• Informacji zwrotnej – odpowiedzi na wysłany e-mail lub zaopiniowania przygotowanych materiałów. Milczenie jest stresujące – nie wiadomo, czy praca została wykonana zgodnie z oczekiwaniami, a domysły nie są dobrym doradcą.
• Obecności – nawet zdalnej. Od czasu do czasu warto odezwać się do członków zespołu, żeby zapytać, jak idzie praca lub życzyć im dobrego dnia. Ludzie, szczególnie pracujący w odosobnieniu, pozbawieni drobnych rytuałów (np. wymiany uprzejmości przy kawie), potrzebują sygnału, że ktoś o nich pamięta. Najlepiej, jeśli jest to lider.
• Rozmowy – zdarza się, że członkowie zespołu chcą po prostu porozmawiać. Zamiast pisać długie maile czy przerzucać fiszki w aplikacjach, chcą omówić sprawę przez telefon lub za pośrednictwem wideopołączenia. Każdy w pewnym momencie odczuwa tego rodzaju potrzebę. Choć szef czasem musi odbyć setkę takich rozmów, to w związku ze swoją rolą musi udźwignąć także sto pierwszą.
• Informacji, co będzie dalej, czyli powiadamiania z wyprzedzeniem o kolejnych krokach, przypomnieniu, jaki jest główny cel działania, jakie obowiązują procedury itd. To daje poczucie bezpieczeństwa.

Czego oczekuje lider od zespołu?

• Wsparcia – warto, by członkowie zespołu znali obowiązki lidera (konieczność kontrolowania wszystkich bieżących spraw oraz tworzenie wizji na przyszłość – każdy lider ma przecież swojego szefa). Warto to wziąć pod uwagę, gdy pilnie czegoś potrzebujemy. Takich „natychmiastowych” spraw nasz przełożony ma kilka lub kilkanaście.
• Uporządkowanych wiadomości – szef zwykle oczekuje konkretów (nawet jeśli dotyczą wizji dalszych działań). Dlatego wiadomość do niego trzeba ułożyć w taki sposób, żeby było jasne, co jest informacją, a co pytaniem lub zgłaszaną potrzebą. Pamiętajmy również o zwięzłości – zredagowanie krótkiego maila wymaga z reguły więcej czasu niż długiego, bo należy dokładnie przemyśleć jego treść. Warto jednak podjąć ten wysiłek – często w trakcie pisania sami odpowiadamy sobie na pytania, które chcieliśmy zadać lub porządkujemy problem.
• Efektów, czyli rezultatów pracy. Obowiązuje tu dokładnie ta sama zasada, co przy informacji zwrotnej. Szef nie domyśli się, że coś już zostało zrobione albo że pojawił się jakiś problem – trzeba mu o tym powiedzieć.
• Obecności – nie chodzi tu o pisanie co godzinę e-maila z informacją o kolejnej wykonywanej czynności, ale o zasygnalizowanie od czasu do czasu, na jakim jesteś etapie. To daje liderowi poczucie bezpieczeństwa.
• Samodzielności – konsultowanie każdego drobiazgu z szefem jest dla niego dużym obciążeniem. Jeśli nie czujesz się zupełnie swobodnie w realizacji zadania, którym się zajmujesz, powiedz o tym wcześniej. Zaznacz, że potrzebujesz wsparcia. Ważne jest także uzgodnienie zakresu odpowiedzialności i samodzielności przy podejmowaniu decyzji.

Okazuje się, że w pracy na odległość (podobnie jak w biurze) najważniejsza jest właściwa komunikacja. Pamiętajmy, że wymaga ona codziennej uwagi i refleksji, żeby nie sprawdziły się słowa George’a Bernarda Shawa: „Największym problemem w komunikacji jest złudzenie, że do niej doszło”.