- Informacje ogólne
Wszystkie instytucje realizujące przedsięwzięcia w ramach programu FERS zobowiązane są do złożenia sprawozdania końcowego, które jest warunkiem przekazania płatności końcowej.
Sprawozdanie końcowe dotyczy zrealizowanego przedsięwzięcia i obejmuje okres jego trwania wskazany w umowie finansowej (Artykuł I. 2.).
Termin złożenia sprawozdania jest indywidualny dla każdego przedsięwzięcia. Dokument należy złożyć po zakończeniu przedsięwzięcia w terminie ciągu 60 dni od daty jego zakończenia.
Niezłożenie sprawozdania końcowego w terminie stanowi podstawę do rozwiązania umowy i zażądania zwrotu kwoty wypłaconej zaliczki zgodnie z postanowieniami zawartymi w umowie.
Sprawozdanie końcowe należy złożyć wyłącznie w wersji elektronicznej za pośrednictwem systemu online.frse.org.pl.
Po złożeniu sprawozdania końcowego w systemie należy mailowo poinformować o tym fakcie opiekuna projektu w FRSE.
FRSE dokonuje oceny sprawozdania końcowego polegającej na:
- ocenie formalnej,
- walidacji mobilności uczestniczek i uczestników,
- ocenie jakościowej,
- ocenie finansowej.
Uwaga!
W przypadku, gdy płatność końcowa ma być przekazana na inny, niż określony w umowie finansowej numer rachunku bankowego, należy zawiadomić o tym FRSE najpóźniej w dniu złożenia sprawozdania końcowego.
- Obowiązkowy załącznik
- OŚWIADCZENIE REPREZENTANTA PRAWNEGO – niezbędne jest dołączanie skanu podpisanego przez prawnego przedstawiciela instytucji oświadczenia. Dokument jest do pobrania z zakładki Załączniki w sprawozdaniu końcowym.
- Informacje praktyczne
Sprawozdanie znajduje się w systemie online.frse.org.pl w zakładce Projekty, sekcja Sprawozdanie końcowe.
Dokument można stworzyć (przycisk Nowy dokument) na dowolnym etapie realizacji przedsięwzięcia, a następnie edytować (przycisk Edytuj szkic) i wracać do jego wypełniania, aż do momentu wysłania go elektronicznie.
Do sprawozdania końcowego automatycznie wgrywają się niektóre dane z wcześniej wypełnionych w systemie online frse dokumentów tj. ankiety, formularza kontraktowego oraz formularza do SCT.
Bardzo ważne jest sprawdzenie, czy ww. dokumenty zawierają aktualne, poprawne i kompletne dane!
Jeżeli informacje automatycznie wypełnione w sprawozdaniu, są niewłaściwe, należy skontaktować się z opiekunem z ramienia FRSE oraz zaktualizować informacje w dokumentach w systemie online FRSE.
Do części budżetowej system pobiera dane z III. sekcji sprawozdania. W związku z tym, należy w pierwszej kolejności wprowadzić wszystkie instytucje pośredniczące oraz przyjmującej do zakładnik III. Instytucje partnerskie.
Jeżeli instytucji przyjmujących jest więcej niż 10, niezbędne jest uzupełnienie Zestawienia miejsc realizacji mobilności i załączenie tego dokumentu w sekcji Załączniki. W takiej sytuacji, w zakładce III. należy wpisać tylko instytucje pośredniczące a wszystkie instytucje przyjmujące (tylko jeżeli jest ich więcej niż 10) w Zestawieniu miejsc realizacji mobilności .
Sprawozdanie można złożyć elektronicznie dopiero po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, używając przycisku Wyślij dokument, a następnie ponownie potwierdzając przyciskiem - Tak, wyślij dokument.
FRSE nie wymaga przysyłania sprawozdania końcowego w wersji papierowej.
Istnieje możliwość wydrukowania dokumentu dla własnych potrzeb zarówno na etapie szkicu (przycisk Drukuj szkic), jak i już złożonego dokumentu (przycisk Pobierz).
Po wysłaniu sprawozdania w systemie dokument zostanie zablokowany do edycji.
